מערכת ממשקים לאתרי סחר
סנכרון אתר האינטרנט הוא בעל חשיבות משתי סיבות:
- שיקוף הנתונים הקיימים בתוכנת חשבשבת ERP אל מול הלקוחות (מלאי זמין למכירה, מחיר המכירה ללקוח קיים וכו').
- חיסכון בכוח אדם ויצירת מנגנון אוטומטי בין האתר לבין מערכת המידע.
הפונקציות אותן ניתן להטמיע בין המערכות באמצעות מערכת הממשקים
סנכרון כרטיסי חשבון
אתרי B2B ידרשו סנכרון חשבון בין חשבשבת לבין האתר.
מכיוון שניהול הלקוח מתבצע בחשבשבת (ניהול האובליגו והאשראי), יש חשיבות להקמת כרטיסי הלקוחות בחשבשבת ובסנכרון חד כיווני לאתר.
סנכרון כרטיסי פריטים
הפריטים מוקמים בחשבשבת. חשוב מאד לנצל את האפשרויות בתוכנה לניהול מלאי מוקפד, וליצירת הזמנות רכש, תוך שימוש בכלים המתקדמים לתכנון הרכש והאופטימיזציה של המלאי. סנכרון הפריטים מתבצע בתדירות הרצויה, פעם בלילה או מספר פעמים ביום. הסנכרון הוא חד כיווני לאתר האינטרנט. דוח הפריטים יכיל את הפריטים הקיימים באתר וכן את המלאי הזמין למכירה באתר.
מהו מלאי זמין?
מלאי זמין מתייחס ליתרת הפריט ממחסן האתר, אחרי גריעת צבר ההזמנות. ניתן לרשום בשדה נתון נוסף בפריט כמות מינימום, ולהתחשב בנתון זה בנוסחה לחישוב המלאי הזמין.
סנכרון מחירונים
חשבשבת מאפשרת לקבוע מחירים ללקוחות בדרכים מגוונות. לדוגמא, ניתן לקבוע מחיר לפי כמות, או להחיל על המחיר מבצע כלשהו. יש להעביר את המחירון הרלוונטי מהמשרד האחורי לאתר, ולוודא שבקבוצת הפריטים הנמכרים באתר, אין משתמשים במשרד האחורי במחירים תחת תנאים מורכבים (שאם לא כן, המחיר באתר עלול להיות שונה מהמחיר במשרד האחורי)
יש לוודא שמחיר המכירה העובר לאתר אינו כולל מע"מ, וגם הממשק החוזר אינו כולל מע"מ במחיר. על אף זאת, חובה להציג באתר קמעונאי את המחיר הכולל מע"מ
ממשק הזמנות
הזמנות מלקוחות מתקבלות בערוצים השונים: בהקלדה משיחת טלפון, באמצעות מסופוני סוכנים, מאתרי סחר וגם מאתר האינטרנט. כדאי לסמן את ההזמנות מהאתר כדי שניתן יהיה לפלח את ההזמנות לפי ערוצים השונים.
קיימות שתי אפשריות לקליטת הזמנות: למאגר זמני או למאגר קבוע.
אם ההזמנות המקוריות הופקו באמצעות תוכנה אחרת (או בפנקס ידני) יש לקלוט את ההזמנות באמצעות המסמך הזמנת סוכן. ההזמנה צריכה לכלול את נתוני המוצרים (פריטים) כמויות, מחירים (ללא מע"מ), סוג משלוח, פרטי הלקוח, הערות וכו'.
ממשק קבלות
אחד הנושאים הקריטיים בניהול אתר אינטרנט המבצע סליקה של כרטיס אשראי הוא הפקת קבלות. לפי הוראות רשות המסים יש להפיק קבלה מיד עם סליקת כרטיס האשראי. חשבשבת מאפשרת קליטה של הקבלה ממערכת הסליקה החיצונית ושליחת הקבלה ללקוח במייל. נתוני התשלום ייקלטו במאגר זמני של הקבלות, ועל המשתמש להפיק את הקבלה (או מספר קבלות ברצף) באופן יזום. הקבלות יופקו ויישלחו למייל אותו רשם הלקוח כאשר ביצע את ההזמנה באתר.
חשבונית אוטומטית
הזמנת סוכן הנכנסת מממשק יכולה להפוך, באופן אוטומטי, לחשבונית מס. פעולה זו מתאימה ללקוחות שהמוצר שהם רוכשים אינו פריט מלאי ואין תהליך ליקוט, אריזה ומשלוח, כך שהמוצר סופק במלואו בזמן הרכישה באתר. אם רוצים לממש אופציה זו נדרשת תמיכה ממחלקת הטמעות.
פקודות יומן
באתרים מסויימים מפיקים חשבוניות מס וקבלות בתוכנות אחרות, ומעוניינים לממשק לחשבשבת אך ורק את נתוני פקודות היומן (הנהח"ש בלבד).אם רוצים לנהל את המלאי בחשבשבת, יש להעביר ממשק נוסף - של תנועות המלאי.